משחקים בדרך הטבע: 80+ מדריכים בשטח, ודוח שכר שנבנה לבד.

משחקים בדרך הטבע

פעילויות חינוכיות בהיקף ארצי
30 עד 100 עובדים

תמר שקד, מנכ"לית ובעלים

לפני. תקשורת עם בתי ספר ומדריכים במיילים ובוואטסאפ, בלי תיעוד. דוחות פיננסים ושכר ידניים.

Ctrl. ממשק אחד לתקשורת של מעל 80 מדריכים עם הלקוחות, תיעוד אוטומטי, דוחות לניהול הפיננסים, לחישוב המשכורות ולרווחיות.

Shift.
שעות שבועיות שנחסכושווה ערך לחצי משרת עובד
30
מהעבודה הידנית הפכה לאוטומטית
40%
עלייה בהיקף הפעילות
35%

תקציר מנהלים

משחקים בדרך הטבע מפעילה פעילויות חינוכיות בבתי ספר בכל הארץ, עם צוות של מעל 80 מדריכים בשטח ומשרד קטן שמנהל את כולם. כל פעילות היא הזמנה מבית ספר, שיבוץ מדריך, אישור, ביצוע, דיווח, ובסוף חודש: שכר לפי פעילויות וחשבונית לבית הספר. עד הפרויקט, המדריכים דיווחו בוואטסאפ, המשרד העתיק לאקסל, ודוח השכר נבנה ידנית מדיווחים של יותר מ-80 אנשים. היום המדריך מדווח מהטלפון, הדיווח נכנס למערכת, וגם השכר וגם החשבונית נגזרים ממנו בלי הקלדה.

מה היה לא במידה

שלושה אנשים במשרד מול יותר מ-80 מדריכים ומאות בתי ספר. הזמנה מבית ספר הגיעה במייל או בטלפון, נרשמה בגיליון, ושובצה למדריך בהודעת וואטסאפ. המדריך אישר בוואטסאפ, ביצע, ודיווח בוואטסאפ. בסוף החודש המשרד עבר על עשרות שרשורים כדי לבנות את דוח השכר, ועל אותם שרשורים שוב כדי לוודא את החשבוניות שהמדריכים הגישו. והרבה מזה נשען על זיכרון אנושי. הרווחיות של כל פעילות לא הייתה ידועה, כי העלות והמחיר ישבו במקומות שונים. ובכל קיץ, כשההיקף קפץ, המשרד עבד לילות.

מה עשינו

  1. אפיון

    2 שבועות

    ראיונות עם הנהלת המשרד ועובד שטח אחד. שאלת המפתח הייתה מה המדריך מוכן לעשות מהטלפון בשטח, כי תהליך שהמדריכים לא ידווחו בו לא שווה כלום. ההכרעה: ישות "פעילות" במרכז, כל מדריך עם גישה מוגבלת לפעילויות שלו בלבד, ודיווח פשוט מהנייד. אחרי כל פעילות נשלח טופס משוב למדריך ולבית הספר. כך יש אישור שהפעילות בוצעה כמתוכנן, וההנהלה מקבלת התראות לפי מה שדווח בטופס.

  2. בנייה והטמעה

    12 שבועות

    הקמת המערכת. תהליכי אוטומציות וטפסים. טבלאות מרכזות. לוחות בקרה לניתוח הנתונים. כל מדריך רואה את השיבוצים שלו, מאשר, מדווח ביצוע. הודעות אוטומטיות לבית הספר: אישור שיבוץ, תזכורת יום לפני, סיכום אחרי.

  3. תמיכה

    מתמשך

    בנק שעות. השימוש העיקרי: הוספת סוגי פעילויות חדשות. דיוקים בדשבורדים ובלוחות הבקרה, ואוטומציות נוספות לייעול העבודה.

מה אומרים שם

לפני שהכרנו כל העסק היה ידני ומבולגן. היו לי הרבה לילות ללא שינה מלחץ שדברים לא היו מוכנים בזמן. מערכת ה-CRM השפיעה עליי ועל העסק שלי כל כך לטובה. כל העבודה האדמיניסטרטיבית מנוהלת אוטומטית ויש לי זמן לפתח תוכניות חדשות, שיווק ברשתות, פיתוח תוכניות הדרכה חדשות. יש לי כמויות של עבודה שסוף סוף אפשר להגיע אליה כי הלוגיסטיקה עובדת. בהתחלה חששתי שזה יהיה מסובך בשבילי ושזה יותר יעיק עליי מאשר יעזור לי. התגברתי על הפחד שלי, וכמובן שאני לא מתחרטת לרגע.
תמר שקד, מנכ"לית ובעלים, משחקים בדרך הטבע

מה הלאה

שיבוץ אוטומטי של מדריכים. חיבור להנהלת החשבונות להפקה אוטומטית של מסמכים חשבונאיים. דירוג מדריכים אוטומטי לפי המידע שנאסף בדוחות. הצעות אוטומטיות למכירות חוזרות ללקוחות מועדפים.

נתחיל במדידה. לא במכירה.

הפגישה הראשונה תגלה לכם איפה העסק מאבד שליטה ומה פוטנציאל הגדילה.

לכל סיפורי הלקוח

שדות המסומנים ב-כוכבית הם שדות חובה.