לפני שבוחרים כלי, מבינים את העסק.
רוב ההטמעות שנכשלות נכשלות באותה נקודה: מישהו בחר מערכת, ואז ניסה להכניס לתוכה עסק. המערכת לא הכירה את התהליך, העובדים לא הכירו את המערכת, ותוך חצי שנה חזרו לאקסל. האפיון מונע את זה בדרך הכי פשוטה שיש. הוא כותב את התהליך העסקי לפני שמישהו מפתח מערכת. שבועיים עד ארבעה שבועות, פגישות עם כל הגורמים הרלוונטיים, ובסוף מסמך ותרשים מפורטים שאומרים מה לבנות, באיזו מערכת, ובאיזה סדר.
מה קורה בפועל
פגישת פתיחה עם ההנהלה
בירור מעמיק של מטרת הפרויקט והמטרות העסקיות. לאן החברה עתידה לצמוח ואיך המערכות יתמכו בצמיחה ולייעל את התהליכים בחברה. הבנת מחלקות העסק וגורמי המפתח האנושיים בה. תכנון מעמיק של תהליך האפיון. הבנת המצב הנוכחי, הבעיות הקיימות והחזון העתידי.
מיפוי ותכנון מסע הלקוח
פירוט מעמיק של מסע הלקוח. מהם ערוצי השיווק שלקוחות מגיעים דרכם. מה הידע הקיים על הסטטיסטיקות והנתונים העסקיים. מה התהליך שלקוח עובר מהרגע שהשאיר פרטים ועד סוף חייו כלקוח.
מיפוי המערכות והנתונים הקיימים
אילו מערכות יש, מה מחובר למה, איפה חיים הנתונים ובאיזה מצב הם. כמה טבלאות אקסל רצות מהצד, ומה כל אחת מחליפה. אחרי הפגישה הזאת אנחנו מתכננים בעצמנו את מבנה הנתונים של המערכת, ומגישים הצעה לשדות המערכת החדשה.
ניסוח התהליכים, האוטומציות והמדדים העסקיים
פירוט כלל תהליכי האוטומציה והחיבורים בין המערכות השונות. פירוט המדדים העסקיים ולוחות הבקרה שנרצה לשקף בפרויקט.
הצגת המסמך והמלצה
עוברים על התרשים יחד. איזו מערכת, למה, אילו אוטומציות, גאנט, תקציב. ואם המסקנה היא שהמערכת הקיימת מספיקה, זה מה שכתוב.
מה יש לכם ביד בסוף
- מיפוי התהליכים העסקיים, עם הצעות ייעול ושילוב אוטומציות שחוסכות זמן וכוח אדם.
- מפת אינטגרציות: אילו מערכות מדברות ביניהן, ואיך. CRM, פרסום, אתר, דיוור, וואטסאפ, מרכזייה, ERP.
- המלצה למערכת CRM שמתאימה לעסק שלכם וליעדי הצמיחה שלו, עם נימוק.
- מיפוי האובייקטים ושדות המערכת.
- פירוט כל תהליכי האוטומציה המומלצים.
- תכנון ההטמעה בחברה, כולל זמן התמיכה שנדרש כדי שכל העובדים באמת יעבדו במערכת.
- לוחות זמנים ותקציב לביצוע.
האפיון נמכר בנפרד. בכוונה.
המסמך שלכם. אפשר לקחת אותו למיישם אחר, לצוות פנימי. עלות האפיון לא מקוזזת מפרויקט מלא, ואנחנו אומרים את זה כאן ולא בהצעת המחיר. הסיבה: אפיון שמשולם בנפרד הוא אפיון שכותבים ביושר. אם המסקנה היא "אל תחליפו", אין לנו סיבה להסתיר אותה.
ויש סיבה נוספת: תכנון של החלפת מערכת דורש העמקה משמעותית. בדיוק כמו שלא בונים בית בלי שרטוט אדריכלי, לא בונים מערכת בלי אפיון טכני ועסקי.
ארבע שאלות על האפיון
כמה עולה אפיון?
מי צריך להשתתף מהצד שלנו?
מה אם נחליט לא להמשיך איתכם?
כמה זמן זה לוקח?
נתחיל במדידה. לא במכירה.
הפגישה הראשונה תגלה לכם איפה העסק מאבד שליטה ומה פוטנציאל הגדילה.
לראות מה השתנה אצל לקוחות