דוח הנהלה יומי שנבנה לבד
הדוח נשלח כל בוקר עם סיכום של היום הקודם ו-8 המדדים שבאמת חשובים. כך ההנהלה ומנהל המכירות בבקרה, יודעים למדוד את מוקד המכירות ודוחפים ללמידה, לשיפור ולתוצאות. הנתונים נמשכים ממערכת אחת, ולא מאוחדים ידנית מארבע.
הבעיה
הדוח לישיבת יום ראשון נבנה ביום ראשון בבוקר. מישהו מייצא מהמערכת, מאקסל המכירות, מהנהלת החשבונות ומגיליון השירות, ומאחד. לוקח שלוש שעות, ובכל שבוע יש פער בין הדוח לבין מה שמישהו רואה במערכת. הישיבה מתחילה בוויכוח על המספרים במקום בהחלטות.
השלבים
ההנהלה בוחרת את 8 המדדים שהיא באמת קוראת. לא 30. לידים חדשים, עסקאות שנסגרו, הכנסה מצטברת לחודש, פניות שירות פתוחות, וכדומה.
לכל מדד מגדירים מקור אחד: מאיזו מערכת, מאיזה שדה, באיזה חישוב.
המקורות מחוברים למערכת המרכזית. מה שלא מחובר, מוקלד פעם אחת במקום המוגדר, ולא בגיליון צדדי.
נבנה דשבורד עם שמונת המדדים, בהשוואה לשבוע שעבר ולחודש שעבר.
הדשבורד נשלח אוטומטית ב-8:00 בבוקר למייל של ההנהלה ומנהל המכירות, כתמונה או כקישור.
פעם בחודש: ההנהלה בודקת אם אלה עדיין המדדים הנכונים, ומחליפה אחד אם צריך.
- מה מודדים
- זמן הכנת הדוח בשבוע. מספר הפערים בין הדוח לנתוני המקור (היעד: אפס).
- כמה זה חוסך
- 6 עד 10 שעות בשבוע של הכנת דוחות. וישיבה שמתחילה בהחלטות.
- לאיזו מדרגה זה שייך, ומה צריך לפני
- מדרגה 1, סדר בנתונים. זה התהליך שמתחילים בו, כי הוא מכריח להגדיר מקור אחד לכל מדד. לפני: הסכמה של ההנהלה על שמונה מדדים. בלי הסכמה, הדוח יגדל חזרה ל-30 שורות שאף אחד לא קורא.